Het protest van een factuur

In een B2B-context is het tijdig en correct protesteren van onjuiste facturen geen formaliteit, maar een noodzaak. Wie een foutieve factuur stilzwijgend laat passeren, te laat reageert of zijn protest onvoldoende onderbouwt, loopt het risico dat de factuur als aanvaard wordt beschouwd, met alle mogelijke gevolgen van dien.

Factuur tijdig protesteren

Artikel 8.1, §4 BW vereist dat een factuur binnen een redelijke termijn moet worden betwist. Een factuur die niét tijdig wordt betwist, wordt juridisch namelijk beschouwd als aanvaard.

Wie bijgevolg te lang wacht om te protesteren, zelfs wanneer de factuur duidelijke fouten bevat, zal de factuur toch moeten betalen. Doorgaans wordt een termijn van 2 à 3 weken daarbij als redelijk beschouwd, afhankelijk van de complexiteit van de factuur en de hoeveelheid gegevens die gecontroleerd moeten worden.

Bedrijven ontvangen sinds 01/01/2026 hun facturen digitaal via Peppol. Dat is administratief efficiënt, maar de klassieke regel blijft onverkort gelden: indien u niet akkoord gaat met een factuur, dient u tijdig te reageren. Het frequent nazicht van de ontvangen facturen blijft dan ook cruciaal.

Factuur gemotiveerd protesteren

Om geldig te zijn, dient het protest naast tijdig, ook goed gemotiveerd te gebeuren.

Betwist een factuur bij voorkeur schriftelijk, bijvoorbeeld via e-mail of aangetekende brief. Enkel zo kan de tijdigheid en de inhoud van het protest bewezen worden.

Een protest is voorts pas geldig als het duidelijk en goed onderbouwd is. Vermeld duidelijk het factuurnummer en de datum, en leg concreet uit waarom u het niet eens bent met de factuur: verkeerde bedragen, dubbele facturatie, niet geleverde goederen of diensten…

Een algemeen protest zoals ‘we betwisten de factuur’ volstaat niet, het louter opvragen van een detail van de factuur evenmin. In dat laatste geval dient u de factuur formeel te protesteren, in afwachting van het ontvangen van een detail.  Na ontvangst van dat laatste, dient u vervolgens mee te delen of u al dan niet akkoord gaat met de inhoud ervan.

Tot slot: als u de factuur integraal betwist, dient u uiteraard niet over te gaan tot betaling ervan. Betwist u daarentegen slechts een deel van de factuur, dan is het aangewezen het onbetwiste gedeelte wél (tijdig) te betalen. Op die manier vermijdt u interesten of extra kosten te moeten betalen.

Heeft u vragen over facturatie en het protest ervan, contacteer dan één van onze specialisten.